Smart Office

Con il modulo Smart Office puoi gestire l’alternanza tra lavoro in sede combinato con lo Smart Working. Potrai gestire la prenotazione e l’utilizzo di postazioni di lavoro e sale riunioni in coerenza con le regole e le abilitazioni definite centralmente. Potrai migliorare la gestione degli spazi e, in caso di necessità, consultare lo storico delle presenze e della postazione utilizzata dalle persone.

Definisci gli spazi disponibili: postazioni, sale riunioni, parcheggi

  • Definisci quali sono gli spazi prenotabili e le caratteristiche di ciascuno: le dotazioni, la tipologia, se è attivo o meno, la capienza massima, da quale unità organizzativa è prenotabile…
  • Crea i tuoi spazi in maniera gerarchica per creare un modello aziendale aderente alla realtà e con la massima possibilità di configurazione
  • Metti a disposizione dei tuoi collaboratori un APP con un calendario prenotazioni con notifiche promemoria e verifica dello stato delle prenotazioni
prenotazioni smart working
regole Smart Working

Definisci le regole dello Smart Working, l’accesso alle sedi e le prenotazioni

  • Regolamenta quali collaboratori sono abilitati allo Smart Working
  • Differenzia le autorizzazioni in funzione della sede di appartenenza, della unità organizzativa e del ruolo professionale ricoperto
  • La persona deve effettuare le prenotazioni in coerenza con le regole definite: ad esempio le postazioni e sale riunioni possono essere prenotate solo se nello stesso orario non è stato programmato Smart Working, fuori sede o assenza

Programma lo Smart Working: effettua la prenotazione della postazione, il check-in e il check out

Gestisci le prenotazioni direttamente dal tuo smartphone:

  • Notifica la malattia al tuo supervisor e disdici automaticamente tutte le prenotazioni effettuate per quei giorni (tranne le sale riunioni in cui sono previsti altri partecipanti)
  • Vedi il riepilogo degli spazi e degli strumenti prenotati o ancora disponibili
  • Effettua il check-in manualmente o tramite una notifica push sulla base dell’orario di inizio
  • Effettua il check-out manuale, automatico o come notifica push sulla base dell’orario di fine
Calendario Smart Working
Monitoraggio Covid-19

Analizza gli impieghi degli spazi aziendali e consulta lo storico delle presenze

Tramite back-office monitora l’impiego degli spazi tramite una grafica semplice e immediata:

  • Verifica lo storico delle presenze in ufficio e in Smart Working
  • Analizza la condivisione degli spazi per monitorare i contatti in azienda e per gestire al meglio situazioni di necessità o critiche (es. contagio Covid-19 di una persona che ha avuto accesso agli spazi aziendali)